Eine Ordnerstruktur, die auch in drei Jahren hält
Zuletzt aktualisiert: 2. November 2026 · Autor: Redaktion Wo speicherst du?
Kurz gesagt
Benennen Sie nach dem, was sich nie ändert: Kunde, Projekt, Jahr. Nicht nach Zuständigkeit, nicht nach Status, nicht nach Personen. Und legen Sie höchstens drei Ebenen an – jede weitere wird nach einem halben Jahr umgangen.
Das Prinzip
Jede Struktur zerfällt an den Stellen, an denen sich die Wirklichkeit ändert. „Laufende Aufträge" wird irgendwann falsch, „Müller" auch, wenn Müller den Betrieb verlässt. Kundennummer, Projektbezeichnung und Jahr bleiben.
Drei Ebenen reichen
Kunden / 2026-104 Mustermann GmbH / Angebote
Was tiefer liegt, findet niemand mehr durch Klicken – dort hilft nur die Suche, und die braucht keine Ordner.
Dateinamen, die sortierbar sind
Beginnen Sie mit dem Datum in der Form 2026-11-02. Damit sortiert jeder
Ordner sich selbst chronologisch, in jedem Programm, auf jedem Gerät.
Danach die Art, dann das Kennzeichen:
2026-11-02 Angebot Dachsanierung.pdf
Was eine Struktur zuverlässig ruiniert
- Status im Ordnernamen („offen", „erledigt"): Verschieben vergisst jeder.
- Personen als Ebene: Zuständigkeiten wechseln.
- Doppelte Wahrheiten: derselbe Vorgang in zwei Ordnern.
- Sonderzeichen und Umlaute im Dateinamen: Ärger beim Austausch und bei Sicherungen.
Der Umstieg
Nicht alles umsortieren. Ziehen Sie eine Linie: Ab heute neu, Altes bleibt liegen und wird bei Bedarf mitgenommen. Wer erst aufräumt und dann anfängt, fängt nie an.
Was Sie jetzt tun können
Legen Sie die neue Struktur für einen Bereich an und ziehen Sie die Linie ab heute. Nach vier Wochen sehen Sie am Verhalten, ob die Struktur trägt.